Shadow IT: Security en compliance risico's

Wij zien bij onze klanten dat het een uitdaging is om (digitale) operationele flexibiliteit te combineren met security en compliance. Een bekend probleem en risico in deze context is Shadow IT oftewel het gebruik van ongeautoriseerde systemen, applicaties en apparaten binnen het netwerk van de organisatie. Hoewel het vaak ontstaat uit de behoefte aan efficiënter werken, brengt Shadow IT aanzienlijke risico’s met zich mee die de veiligheid, naleving van regelgeving en operationele stabiliteit kunnen ondermijnen.

Het ontstaan

Shadow IT ontstaat door het omzeilen van IT-goedkeuringsprocessen door medewerkers die tools willen gebruiken die beter aansluiten op hun directe behoeften. De opkomst van online software en platformen heeft dit probleem versterkt, omdat cloud based oplossingen makkelijk toegankelijk en snel in gebruik te nemen zijn zonder toezicht van IT. Denk bijvoorbeeld aan het delen van gevoelige bestanden via persoonlijke Dropbox-accounts of het samenwerken in onbeheerde projectmanagementtools zoals Trello of Asana. Remote werken heeft dit fenomeen verder vergroot: medewerkers gebruiken vaker persoonlijke apparaten en apps om hun werk te doen vaak buiten het zicht van de organisatie. Hoewel deze tools praktisch lijken, gaan ze ten koste van de zichtbaarheid en controle over security.

De risico’s

Wanneer het gaat om cybersecurity vergroot Shadow IT het aanvalsoppervlak voor een hacker of malware aanzienlijk. Ongeautoriseerde software of apparaten omzeilen vaak cruciale beveiligingsmaatregelen zoals encryptie, multi-factor authenticatie (MFA) en logging. Daarbij missen Endpoint Detection and Response (EDR)-oplossingen vaak zicht op deze tools, waardoor IT-teams kwetsbaarheden en bedreigingen niet of slecht detecteren. Vaak kennen deze tools helaas ook de nodige zwakheden, met regelmaat zien we 0-day zwakheden voorbij komen, waardoor ze een aantrekkelijk doelwit vormen voor aanvallers en kunnen ze fungeren als toegangspunt tot het bredere netwerk.

Gevolgen

De eventuele gevolgen van Shadow IT reiken verder dan security alleen. Strikte regelgevingskaders zoals GDPR, HIPAA en DORA vereisen dat organisaties nauwgezet omgaan met het verwerken, opslaan en overdragen van gevoelige data. Ongeautoriseerde tools vallen buiten de formele processen en kunnen deze regels schenden, bijvoorbeeld door data op niet-toegestane locaties op te slaan of bloot te stellen aan onbevoegde derden. Stel je voor dat vertrouwelijke klantdata wordt geüpload naar een cloudservice zonder de juiste geografische beperkingen of beveiligingsmaatregelen. Dit kan leiden tot boetes, juridische stappen en reputatieschade. Voor financiële instellingen, die onder regelgeving zoals DORA vallen, kan Shadow IT het moeilijk maken om te voldoen aan eisen rond veerkracht en operationeel risicomanagement.

Versnippering

Daarnaast introduceert Shadow IT operationele inefficiënties. Medewerkers die zelfstandig tools kiezen, zorgen voor versnippering in systemen en processen. IT-afdelingen verliezen het overzicht over applicatiegebruik, wat integratie en ondersteuning bemoeilijkt. Hierdoor ontstaat vaak redundantie: meerdere tools die hetzelfde doen, maar onnodige kosten met zich meebrengen. Zonder gecentraliseerde IT-structuur ontstaat er een onsamenhangend landschap dat de strategische doelen ondermijnt en risico’s aanzienlijk vergroot.

Shadow IT Mitigeren

Om de risico’s van Shadow IT te beperken, moeten organisaties proactief optreden. Overzicht en inzicht vormt de kern van elke mitigatiestrategie. Er zijn meerdere oplossingen om Shadow IT te kunnen monitoren en onder controle krijgen. Daarnaast helpen Network Traffic Analysis (NTA) en SIEM-oplossingen bij het detecteren van afwijkend gedrag dat kan wijzen op ongeautoriseerde tools of apparaten.

IT-beheer

Naast detectie is het essentieel om de onderliggende oorzaken van Shadow IT aan te pakken. Vaak is er simpelweg een gebrek aan goedgekeurde tools die voldoen aan de behoeften van gebruikers. IT-afdelingen kunnen dit oplossen door te inventariseren bij medewerkers en veilige, conforme alternatieven aan te bieden die aansluiten bij bedrijfsdoelen. Door het IT-procurement (inkoop-) proces goed te beheren, wordt het voor teams eenvoudiger om nieuwe tools aan te vragen zonder naar onofficiële oplossingen te grijpen. Ook speelt educatie een grote rol: medewerkers moeten zich bewust zijn van de risico’s van ongeautoriseerde tools, zoals datalekken, complianceproblemen en verhoogde blootstelling aan cyberaanvallen.

Opties

Een geavanceerdere strategie is het implementeren van een Zero Trust-architectuur. Zero Trust gaat ervan uit dat geen enkele applicatie, gebruiker of apparaat inherent te vertrouwen is. Door toegang op gedetailleerd niveau te controleren, wordt gewaarborgd dat alleen goedgekeurde tools toegang krijgen tot gevoelige data en systemen. In combinatie met strikte Identity and Access Management (IAM)-maatregelen verkleint dit de kans dat Shadow IT een ingang vormt voor aanvallers. Lees meer over Zero Trust in onze blog.

Samengevat

Hoewel Shadow IT op korte termijn voordelen biedt, wegen de langetermijn risico’s toch zeker zwaarder. Door het aanvalsoppervlak te vergroten, compliance-uitdagingen te creëren en operationele fragmentatie te introduceren, vormt Shadow IT een wezenlijk risico voor moderne organisaties. Een combinatie van zichtbaarheidstools zoals CASB’s (beveiliging voor Cloud toegang), Zero Trust-frameworks en gecentraliseerd IT-beheer stelt bedrijven in staat Shadow IT te detecteren en te beheersen. Door proactief te handelen kunnen organisaties de balans vinden tussen productiviteit en een veilige werkomgeving.

Wil je meer weten over Shadow IT binnen jouw organisatie? Wij denken graag met je mee om een cybersecurityoplossing te ontwikkelen die écht toekomstbestendig is.

www.deepbluesecurity.nl  ||  info@deepbluesecurity.nl  ||  070-800 2025

‍